10 ویژگی مهمی که نرم افزار فروشگاهی باید داشته باشد
فروشگاه‌ها هر روز با حجم بالایی از تراکنش، ثبت فاکتور، کنترل موجودی و پیگیری پرداخت‌ها روبه‌رو هستند.
انجام این کارها به روش‌های دستی زمان‌بر است و خطاهای زیادی ایجاد می‌کند. نرم‌افزار فروشگاهی این روندها را یکپارچه می‌کند و مدیریت انبار، فروش و امور مالی را در یک ساختار دقیق پیش می‌برد. برای رسیدن به این سطح از کارایی، نرم‌افزار باید مجموعه‌ای از ویژگی‌های اساسی و تخصصی را در اختیار مدیر قرار دهد. در ادامه به ۱۰ ویژگی اصلی اشاره می‌کنیم که معیار انتخاب یک نرم‌افزار فروشگاهی مناسب هستند.
۱. ثبت و مدیریت فاکتور
فاکتور سند اصلی هر تراکنش در فروشگاه است. نرم‌افزار باید امکان ثبت، مشاهده و ابطال فاکتورهای خرید و فروش را با سرعت و دقت کامل ارائه دهد. چاپ فاکتور در اندازه‌های مختلف، درج لوگو و مشخصات فروشگاه و اعمال تخفیف سطری یا کلی از امکانات ضروری هستند. دسترسی سریع به فاکتورهای قبلی هم روند فروش را شفاف نگه می‌دارد و مدیریت مالی را آسان می‌کند.
۲. مدیریت موجودی کالا
کنترل موجودی زمانی ارزشمند است که به‌صورت لحظه‌ای در دسترس باشد. نرم‌افزار سطح سفارش هر محصول را مشخص می‌کند و ثبت اقلام ضایعاتی یا مصرف داخلی را انجام می‌دهد. بارکد کالاهای بدون بارکد به‌صورت خودکار تولید می‌شود. گزارش‌های انبار نیز جریان ورود و خروج را دقیق نشان می‌دهند و دسترسی مدیر به اطلاعات را سریع می‌کنند.
۳. گزارش‌های مالی دقیق
سود و زیان هر فاکتور، مانده حساب مشتریان و گردش نقدی پایه تحلیل مالی فروشگاه هستند. نرم‌افزار این اطلاعات را در قالب گزارش‌های متنوع نمایش می‌دهد و جریان مالی را در لحظه نشان می‌دهد. مدیریت چک‌های دریافتی و پرداختی نیز بخش دیگری از این ساختار است که وضعیت نقدینگی را روشن می‌کند. این گزارش‌ها مسیر برنامه‌ریزی مالی کوتاه‌مدت و بلندمدت را مشخص می‌کنند.
۴. مدیریت چک‌ها و پرداخت‌ها
پرداخت‌ها و دریافت‌ها در بسیاری از فروشگاه‌ها با چک انجام می‌شود. نرم‌افزار امکان ثبت تاریخ سررسید، وضعیت نقد شدن و جزئیات هر چک را ارائه می‌دهد. هشدارهای سیستمی زمان سررسید را یادآوری می‌کنند و پیگیری مالی را پیوسته ادامه می‌دهند. در کنار مدیریت چک‌ها، ثبت تراکنش‌های نقدی، کارتخوان و حواله نیز یکپارچه انجام می‌شود تا همه پرداخت‌ها در یک مسیر مشخص ثبت شوند.
۵. اتصال به بارکدخوان و کارتخوان بانکی
صندوق فروشگاه زمانی سریع عمل می‌کند که نرم‌افزار به تجهیزات جانبی متصل باشد. خواندن بارکد کالا در لحظه سرعت ثبت فاکتور را بالا می‌برد و خطای ورود دستی را حذف می‌کند. انتقال مستقیم مبلغ فاکتور به کارتخوان بانکی نیز فرآیند پرداخت را کوتاه می‌کند و رضایت مشتری را افزایش می‌دهد. پشتیبانی نرم‌افزار از همه PSPها تضمین می‌کند که تغییر دستگاه کارتخوان بدون وقفه انجام شود.
۶. تعریف کاربران و کنترل دسترسی‌ها
در هر فروشگاه افراد مختلفی در بخش صندوق یا امور مالی فعالیت دارند. نرم‌افزار امکان معرفی کاربر نامحدود و تعیین سطح دسترسی برای هر شخص را دارد. این تنظیمات امنیت اطلاعات را بالا می‌برند و نظارت مدیر بر فعالیت صندوقداران را ساده می‌کنند. ثبت لاگ فعالیت کاربران گزارشی روشن از مسئولیت‌ها در اختیار مدیر قرار می‌دهد. این ساختار به مدیر اجازه می‌دهد وظایف را تفکیک کند و عملیات مالی و فروش را با دقت مدیریت کند.
۷. مدیریت انبار و چند انبار
فروشگاه‌هایی با حجم کالای بالا به کنترل منظم انبار نیاز دارند. نرم‌افزار موجودی هر انبار را جداگانه ثبت می‌کند و امکان تعریف چند انبار به‌صورت همزمان را در اختیار مدیر قرار می‌دهد. ثبت ورود و خروج کالا، تعدیل موجودی و صدور کسری انبار در همین بخش انجام می‌شود. این قابلیت به مدیر اجازه می‌دهد وضعیت موجودی هر شعبه یا انبار جانبی را بررسی کند و تصمیم‌های تأمین کالا را سریع بگیرد.
۸. تخفیف‌ها و طرح‌های فروش
نرم‌افزار فروشگاهی باید انعطاف کافی برای مدیریت انواع تخفیف داشته باشد. ثبت تخفیف درصدی یا مبلغی روی فاکتور، تخفیف سطری روی کالا و تعریف طرح‌های دوره‌ای بخشی از این قابلیت است. این ابزارها اجرای جشنواره‌ها و کمپین‌های فروش را هماهنگ جلو می‌برند. گزارش‌های مرتبط با میزان تخفیف نیز به مدیر امکان می‌دهد تاثیر هر طرح را ارزیابی کند و برنامه‌های بعدی را هدفمند طراحی کند.
۹. رابط کاربری ساده و سرعت بالا در صندوق
عملیات صندوق باید سریع و قابل فهم باشد تا صف مشتری طولانی نشود. نرم‌افزار با طراحی کاربری روشن این امکان را می‌دهد که صندوقدار در زمان کوتاه کار با سیستم را یاد بگیرد. ثبت کالا، اعمال تخفیف و صدور فاکتور در لحظه انجام می‌شود. چیدمان بهینه منوها و کلیدهای میانبر نیز روند فروش را منظم نگه می‌دارند و احتمال خطا را پایین می‌آورند.
۱۰. پشتیبانی و به‌روزرسانی نرم‌افزار
پایداری نرم‌افزار فروشگاهی با پشتیبانی تخصصی و به‌روزرسانی مداوم تضمین می‌شود. تیم پشتیبانی باید در کوتاه‌ترین زمان پاسخ‌گو باشد و مشکلات فنی را رفع کند. به‌روزرسانی‌های دوره‌ای امکانات جدید و تغییرات قانونی را به سیستم اضافه می‌کنند. این چرخه فروشگاه را در وضعیت به‌روز و پایدار نگه می‌دهد.
خلاصه‌ای برای تصمیم‌گیری بهتر
انتخاب نرم‌افزار فروشگاهی یک گام اساسی برای هر مدیر است. قابلیت‌هایی مثل ثبت فاکتور، مدیریت موجودی، گزارش مالی و کنترل پرداخت‌ها پایه اصلی این انتخاب هستند. تعریف کاربران، مدیریت چند انبار و طرح‌های تخفیف نیز اهمیت زیادی دارند. سرعت صندوق و پشتیبانی تخصصی تصویر کامل‌تری از یک نرم‌افزار فروشگاهی ارائه می‌دهند.
رایما سافت این ویژگی‌ها را در قالب محیطی ساده و یکپارچه عرضه می‌کند. پشتیبانی فعال این مجموعه هم اطمینان لازم را به مدیران می‌دهد که فروشگاه در جریان روزانه بدون وقفه اداره شود.
سؤالات متداول
۱. نرم‌افزار فروشگاهی روی چه سیستم‌هایی نصب می‌شود؟
روی رایانه‌های ویندوزی اجرا می‌شود و به دستگاه‌های جانبی مثل بارکدخوان و کارتخوان متصل است.
۲. آیا امکان استفاده در چند شعبه وجود دارد؟
بله، نسخه‌های پیشرفته قابلیت مدیریت چند شعبه یا انبار را دارند.
۳. پشتیبانی نرم‌افزار به چه صورت ارائه می‌شود؟
از طریق تلفن، اینترنت و به‌روزرسانی‌های مستمر انجام می‌شود.
۴. آیا امکان صدور فاکتور رسمی وجود دارد؟
بله، صدور فاکتور رسمی در بخش فروش فعال است و اطلاعات مالیاتی کامل ثبت می‌شود.
۵. نسخه آزمایشی نرم‌افزار در دسترس است؟
بله، نسخه دمو برای آشنایی با محیط و امکانات نرم‌افزار ارائه می‌شود.
به نظر من مهم‌ترین بخش هر نرم‌افزار فروشگاهی گزارش‌های مالی دقیقشه. ولی سوالی دارم: آیا رایما سافت امکان اتصال مستقیم گزارش‌ها به سیستم مالیاتی یا نرم‌افزار حسابداری دیگه رو هم داره یا فقط در داخل خودش گزارش می‌ده؟
رایما سافت علاوه بر ارائه گزارش‌های داخلی، قابلیت صدور فاکتور رسمی با اطلاعات کامل مالیاتی رو هم داره. یعنی می‌تونید اطلاعات فروش رو مطابق استانداردهای اداره مالیات ثبت کنید. برای اتصال به نرم‌افزارهای حسابداری هم نسخه‌های پیشرفته‌ترش امکان تبادل اطلاعات رو فراهم می‌کنن تا نیازی به دوباره‌کاری نباشه.